Ja, er bestaat een kwaliteitscertificaat voor de syndicus. Deze worden uitgereikt door het Algemeen Eigenaars en Mede-eigenaars Syndicaat (AES) en het Koninklijk Algemeen Eigenaarsverbond (KAEV). Vastgoedsyndic.be is trotse eigenaar van zo een certificaat. Dit label kan enkel verkregen worden na een analyse van de werkmethode van de syndicus, en het naleven van het charter opgelcgt door KC-CQ syndic. Dit is de organisatie die het Kwaliteitslabel in naam van AES en KAEV aflevert.

Ja, een niet-eigenaar kan de eigenaar vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering van Mede-eigenaars (AV) (zie artikel 577-6 § 5 Burgerlijk Wetboek).

De syndicus is er overigens toe gehouden de datum en plaats van de AV mee te delen aan huurders die hun hoofdverblijfplaats hebben in het gebouw. De huurder moet de mogelijkheid krijgen om zijn eventuele opmerkingen of vragen met betrekking tot de gemeenschappelijke delen te formuleren (zie artikel 577-8 § 4, 8° Burgerlijk Wetboek).

De "gemene delen" of "gemeenschappelijke delen" zijn die delen van een mede-eigendom (bijvoorbeeld: een appartementsgebouw) die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door meerdere mede-eigenaars of door alle.

Voorbeelden zijn:

• schoorstenen en daken
• liften
• terras op de bovenste verdieping, zelfs al wordt dit gebruikt door slechts één eigenaar
• traphallen
• terrassen (meestal is er een deel privatief en een deel gemeen)

De "privatieve delen" of de "privatieven" zijn de delen die in de basisakte bestemd werden om te worden gebruikt door slechts één eigenaar.
Voorbeelden zijn:

• de appartementen zelf
• kelders van individuele eigenaars

Het onderscheid tussen gemene en privatieve delen is belangrijk omdat het bepaalt wie erover bevoegd is: de vereniging van mede-eigenaars heeft immers geen beslissingsbevoegdheid over de privatieve delen.

Om beroepsmatig syndicus te zijn (hoofd- of bijberoep) moet men voldoen aan de wetgeving op de vastgoedmakelaars (K.B. van 6 september 1993). Dit houdt onder meer in dat men ingeschreven moet zijn bij het Belgisch Instituut van Vastgoedmakelaars (B.I.V.). Deze vereiste geldt niet voor personen die slechts occasioneel optreden als syndicus.

Het is een mede-eigenaar toegestaan om - na aanstelling door de Algemene Vergadering - op te treden als syndicus

Van syndicus veranderen kan op de volgende manieren:

• Jaarlijks
• Tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering dient de syndicus herkozen te worden.

  De aanstelling van de syndicus dient opgenomen te worden als agendapunt, zo kunnen de mede-eigenaars indien gewenst gemakkelijk van syndicus veranderen.
  Een gewone (50+1) meerderheid volstaat om de nieuwe syndicus te kiezen.

• Tussentijds
  Op vraag van één of meerdere mede-eigenaars die samen minstens één vijfde van de aandelen in de gemene delen bezitten (tenzij de statuten strengere voorwaarden opleggen), kan een Bijzondere Algemene Vergadering bijeen geroepen worden. Deze aanvraag moet meegedeeld worden aan de syndicus en het ‘aanstellen van een nieuwe syndicus' moet uitdrukkelijk als agendapunt worden opgenomen.

  Ook hier volstaat een gewone (50+1) meerderheid.

  Bij verhindering of in gebreke blijven van de syndicus kan de Vrederechter, op verzoek van iedere belanghebbende, een voorlopig syndicus aanstellen.

De syndicus staat in voor het goed beheer van de Gemeenschappelijke Delen van het appartementsgebouw.

De algemene regel is dat de syndicus zich enkel toegang mag verschaffen tot de Privatieve Delen (de privé-vertrekken van de eigenaar) wanneer hij beschikt over het akkoord van de eigenaar.
Dit akkoord kan ofwel uitdrukkelijk zijn (bijvoorbeeld: de syndicus belt de eigenaar op en krijgt mondelinge toestemming om het appartement te betreden) ofwel stilzwijgend (bijvoorbeeld: de syndicus brengt de eigenaar op de hoogte en daartegen wordt niet geprotesteerd).

Krijgt de syndicus geen toestemming, dan mag hij in principe alleen de Privatieve Delen betreden in geval van noodsituatie. Dit omdat de syndicus op basis van artikel 577-8 §4, 4° Burgerlijk Wetboek alle bewarende maatregelen mag treffen. Dit zijn maatregelen die nodig zijn voor het behoud van het gebouw of voor het onderhoud van de Gemene Delen (voorbeeld: een waterlek in een appartement dat voor schade kan zorgen in de onderliggende appartementen).

Het is echter noodzakelijk dat de syndicus, na het (ongevraagd) betreden van het appartement, de eigenaar daarover zo snel mogelijk informeert.

Afgifte sleutel
De afgifte van een sleutel aan de syndicus kan niet verplicht worden. Toch is hier een zeer belangrijke waarschuwing op zijn plaats.

De rechtspraak neemt aan dat de mede-eigenaar die de syndicus weigert toegang te verschaffen tot zijn appartement in geval van noodsituatie, onrechtmatig handelt. Indien achteraf blijkt dat de schade het gevolg is van de toegangs-weigering, dan zal de weigerende eigenaar aansprakelijk kunnen worden gehouden voor alle schade: niet alleen aan de Gemene Delen, maar ook aan de appartementen van de andere mede-eigenaars.

Het belang van de vereniging van mede-eigenaars weegt zwaarder door dan de privacy van de ene mede-eigenaar.

Deze redenering houdt in dat de mede-eigenaar die geen sleutel wil afgeven aan zijn syndicus mogelijks aansprakelijk zal kunnen worden gehouden voor alle schade in het gebouw wanneer in een noodsituatie zou blijken dat de oorzaak van de schade ligt bij de weigering van afgifte van een sleutel.

Een goede (praktijk)oplossing om enerzijds de privacy van de eigenaar te beschermen en anderzijds de syndicus de mogelijkheid te geven zijn taak naar behoren uit te oefenen, is de afgifte van een privatieve sleutel onder gesloten omslag.

De eigenaar geeft aan de syndicus een sleutel van zijn appartement die in een verzegelde omslag wordt gestopt en enkel en alleen gebruikt mag worden in geval van een noodsituatie.

Een mede-eigendom is een minidemocratie waarbinnen we verschillende spelers terug vinden: mede-eigenaars, huurders, conciërge, vastgoedmakelaars, aannemers,... en last but not least, de wettelijke vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars , de syndicus.

Deze laatste wordt gelast met het administratief, financieel, technisch en eventueel juridisch beheer van de vereniging van mede-eigenaars.

Vanaf het ogenblik dat de onverdeeldheid ontstaat of wanneer minstens 1 kavel werd verkocht (er zijn vanaf dan minstens 2 verschillende eigenaars) en de statuten werden door de hypotheekbewaarder overgeschreven, valt het gebouw onder de gedwongen appartementsmede-eigendom. Alsdan ontstaat de vereniging van mede-eigenaars welke rechtspersoonlijkheid verkrijgt.

Na het ontstaan draagt zij de benaming : "vereniging van mede-eigenaars", (afgekort VME) gevolgd door de vermeldingen betreffende de ligging van het gebouw of de groep van gebouwen. Zij heeft haar zetel in het gebouw.

De algemene vergadering (AV) is het hoogste orgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars. Hier worden zo goed als alle beslissingen genomen (uitgezonderd deze waartoe de syndicus geen mandaat behoeft of wanneer omwille van hoogdringendheid er geen tijd was om een bijzondere vergadering samen te roepen), wordt jaarlijks de financiële toestand besproken, wordt over de décharge gestemd.

De AV is in feite de wetgevende macht van de VME, de syndicus als gemandateerde (lasthebber) van de VME de uitvoerende macht.
Zij wordt door de syndicus éénmaal per jaar samen geroepen. De periode/dag staan meestal in de statuten beschreven. Indien gewenst kan de algemene vergadering met de benodigde meerderheid zelf de periode, dag, uur wijzigen of vastleggen.

Ook de modaliteiten (wijze van oproeping, vrije dagen die bij het versturen van de oproeping tussen de postdatum en datum AV moeten liggen,...) worden in het reglement van mede-eigendom bepaald.

De beslissingen dienen door de syndicus in een register te worden genotuleerd. Niettegenstaande de notulen over het algemeen in kopie aan alle eigenaars worden overgelegd, stelt de wet alleen dat er een notulenregister op de zetel van de VME aanwezig dient te zijn. Dit register moet steeds door de mede-eigenaars gratis kunnen worden ingekeken. Best wordt in de statuten of middels een beslissing van een algemene vergadering voorzien/beslist dat steeds een kopie van de notulen aan alle eigenaars en belanghebbenden dient te worden toegezonden. Houd er als syndicus rekening mee dat u bij eventuele geschillen mogelijk zal moeten aantonen dat u de notulen tegenstelbaar heeft gemaakt. De algemene vergadering is tevens het tijdstip waarop de syndicus verantwoording aflegt betreffende het vervullen van zijn taak over het voorbije jaar. In functie hiervan zal hem al dan niet décharge of de zogenaamde kwijting worden verleend.

De syndicus maakt de dagorde op (hij vraagt voorafgaandelijk aan de eigenaars of zij zelf graag bepaalde dagordepunten besproken zien) en maakt de oproepingsbrief aan alle belanghebbenden over. Wat dit laatste betreft, wordt er veel te vaak aan voorbij gegaan dat dit eveneens impliceert dat iedereen die het gebouw krachtens een zakelijk of persoonlijk recht bewoont, maar in de vergadering geen stemrecht heeft, van de datum en best ook van de agenda op de hoogte dient te worden gebracht. Hij/zij heeft immers eveneens het recht om zijn/haar opmerkingen en/of vragen met betrekking tot de gemeenschappelijke delen schriftelijk (via de eigenaar) naar voren te brengen. Zij dienen verplicht aan de algemene vergadering voorgelegd.

De wijze van samen roepen (gewone brief, aangetekend,...) wordt (meestal) in het reglement van mede-eigendom bepaald. Waar er vaak wordt voorzien dat de oproep aangetekend dient te worden verstuurd, gebeurt dit in de praktijk meestaal niet. Dit kan zonder gevolg gebeuren zolang er zich geen betwistingen voordoen.

Het aangetekend opsturen of tegen ontvangstbewijs afleveren van de oproeping en de notulen gebeurt zeer zeker best wel wanneer over belangrijke beslissingen dient te worden beslist of werd beslist. Verzaakt men hieraan, dan kan dit bij betwistingen vergaande gevolgen met zich meebrengen. Dit zowel voor de VME maar zeker ook naar de aansprakelijkheid van de syndicus toe.

In veel gevallen wordt er naast de syndicus een raad van beheer aangesteld. De samenstelling kan uit 1 mede-eigenaar (kleinere gebouwen) of kan uit meerdere (grote gebouwen) mede-eigenaars bestaan. De taak van een raad van beheer wordt in de wet omschreven als: "de syndicus bijstaan en toezicht houden op zijn beheer".

Een raad van beheer heeft wettelijk geen enkele autonome beslissingsbevoegdheid! Zij kan alleen voor wel omschreven doeleinden of voor een beperkte duur de bevoegdheid van de algemene vergadering krijgen om handelingen te stellen. De syndicus blijft als enige aansprakelijk voor zijn beheer.

De oprichting van een raad van beheer wordt tijdens de algemene vergadering met een 75% meerderheid beslist. De leden van een raad van beheer worden met een 50% meerderheid gekozen

Buiten de jaarlijkse statutaire vergadering kan de syndicus steeds wanneer hij dit in het belang van de VME dringend en noodzakelijk acht, een extra (bijzondere) algemene vergadering bijeen roepen.

Maar ook mede-eigenaars kunnen tot zulke vergadering oproepen. De wet voorziet dat wanneer één of meerdere eigenaars die tezamen minstens 1/5de van de totale gemeenschappelijke aandelen vertegenwoordigen (tenzij strengere bepalingen in de statuten worden voorzien), tot een bijzondere vergadering kunnen oproepen. Dit gebeurt middels de zorgen van de syndicus. Diegene die om de bijzondere vergadering verzoekt, meldt schriftelijk duidelijk het dagordepunt of punten die dienen te worden behandeld/waarover dient te worden beslist.

Wanneer de syndicus onrechtmatig weigert dit te doen of aan de vraag verzuimt, dan kunnen de eigenaars aan de rechter vragen de vergadering te gelasten.

Net zoals de algemene vergadering, dienen de modaliteiten met betrekking tot de oproeping te worden nageleefd. Verder gelden dezelfde regels als wanneer het om een statutaire vergadering zou gaan.

Niettegenstaande een mede-eigendom een minidemocratie is waarbinnen de meerderheid beslist, spreekt het voor zich dat niet alle eigenaars het altijd eens zijn met de genomen beslissingen.

Het komt meer en meer voor dat beslissingen op basis van onrechtmatig, onregelmatig of bedrieglijk door één of meerdere mede-eigenaar worden aangevochten.

Maar niet alleen de eigenaars hebben de mogelijkheid om in rechte tegen een beslissing op te treden.

Onterecht wordt veel te dikwijls aangenomen dat iemand die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk recht bewoont (bv. huurder of vennootschap) enkel plichten maar geen rechten heeft. Niets is minder waar.

Deze personen dienen ook van de datum van de AV op de hoogte te worden gebracht. Maar ook de beslissingen (diegene die hen rechtstreeks aanbelangen) dienen hen tegenstelbaar te worden gemaakt.

Niet onterecht heeft de wetgever voor deze groep residenten eveneens de mogelijkheid ingebouwd om tegen beslissingen, rechtsmisbruik,... in rechte op te komen.

Het zijn dus niet alleen de mede-eigenaars die beslissingen kunnen protesteren maar ook zij die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk recht bewonen.

Zowel mede-eigenaars als derden dienen hun vordering binnen de 3 maanden na kennisname van de bewuste beslissing in te stellen. Maar, het tijdstip van kennisname verschilt tussen beide groepen.

Voor mede-eigenaars die op regelmatige wijze werden opgeroepen, begint de 3 maanden protesttermijn te lopen de dag waarop de beslissing werd genomen, dus de dag van de AV zelf. Ditzelfde geldt ook voor eigenaars die niet op de vergadering aanwezig waren. Werden de eigenaars niet regelmatig opgeroepen, dan begint de termijn te lopen vanaf de dag dat de eigenaar(s) van de beslissingen op de hoogte werden gebracht. Het is in deze dat het aangetekend oproepen en het aangetekend opsturen van de notulen (of tegen ontvangstbewijs) van groot belang zijn. De vaste datum van afgifte en het regelmatig oproepen kan immers zo worden bewezen.

Ook voor zij die het gebouw krachtens een zakelijk of persoonlijk recht bewonen, begint de termijn te lopen vanaf de dag dat ze van de beslissing op de hoogte werden gebracht.

Partijen die naar de rechtbank willen stappen, kunnen om kosten te vermijden vooreerst proberen om op basis van het indienen van een verzoekschrift het geschil op te lossen.

Lukt dit niet, dan zal dagvaarding dienen te worden uitgebracht. Dit gebeurt in principe voor de vrederechter van het kanton waarbinnen de VME is gevestigd. Beroep is mogelijk voor de rechtbank van eerste aanleg.

Mede-eigenaars hebben drie mogelijkheden:

Eén van de mede-eigenaars die optreedt als syndicus

Het is perfect mogelijk dat één van de mede-eigenaars binnen het gebouw alle hogergenoemde taken op zich neemt.
Vaak leidt deze situatie op termijn echter tot spanningen tussen de mede-eigenaars en al even vaak blijkt dat de syndicus-mede-eigenaar zijn taak wat onderschat. Essentieel is ook te beseffen dat de mede-eigenaar-syndicus dezelfde professionele aansprakelijkheid draagt als de professionele syndicus.

De professionele syndicus

In de meeste gevallen wordt beroep gedaan op een professionele, erkende syndicus.
Ingevolge de Wet van 6 september 1993 op het Statuut van de Vastgoedmakelaars, is de activiteit van verkoop, verhuur en beheer van gebouwen wettelijk voorbehouden aan de erkende vastgoedmakelaars en aan diegenen tot wiens normale beroepsactiviteit deze activiteiten behoren, mits zij onderworpen zijn aan de tucht van een erkende beroepsinstantie.
De voordelen van een professionele syndicus liggen voor de hand:

• professionele vakkennis en ervaring
• vaak kunnen gunstiger blok-tarieven afgesloten worden
• neutraliteit tegenover de mede-eigenaars vermijdt conflicten

De syndicus van BVBA Vastgoedsyndic.be is uiteraard een BIV-erkende makelaar en het syndicschap is zijn enige activiteit. Want uw eigendom verdient dit.

De advocaat-syndicus

Mits hij daartoe toestemming krijgt van zijn stafhouder, kan een advocaat aangesteld worden als syndicus.

Inwerkingtreding stelsel van mede-eigendom voor gemeenschappelijke kosten

Alle mede-eigenaars dienen vanaf het moment dat de vereniging van mede-eigenaars rechtspersoonlijkheid verwerft de gemeenschappelijke kosten te dragen. In afwachting van de eerste statutaire algemene vergadering kan enkel de syndicus kosten maken die noodzakelijk zijn voor de belangen van de vereniging van mede-eigenaars. Om deze mogelijke kosten te dekken zal er door de promotor aan elk van de eigenaars een som van € 1 per aandeel vragen, en dit geld storten op de rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Binnen de 2 maanden na de dag waarop 50% van de aandelen in de gemeenschap voorlopig opgeleverd werden, zal de eerste syndicus zijn rekeningen afsluiten, de kosten verdelen, en de bewijskrachtige stukken samen met de vorderingsstaten en de balans van de vereniging van mede-eigenaars, aan de eerste statutaire algemene vergadering te goedkeuring en décharge voorleggen. Debetsaldi zullen worden geïnd, en creditsaldi uitbetaald.

Gemeenschappelijke kosten

Onder gemeenschappelijke kosten vallen ondermeer: het onderhoud, gebruik en verbruik van de gemeenschappelijke delen, kosten voor installatie, aankoop en onderhoud van gemeenschappelijke zaken, verzekeringspremies, taksen en belastingen, en de bezoldiging van de syndicus. De syndicus zal al deze kosten behandelen en volgens de aandelen verdelen onder de mede-eigenaars.

Vereniging van mede-eigenaarsrekening

De syndicus zal bij zijn ambtsaanvaarding steeds een nieuwe rekening open bij een financiële instelling van zijn keuze, dit omdat zelf bij overname van een gebouw geen bestaande rekening van de vorige syndicus kan overgenomen worden, en eveneens daar het een professionele syndicus verplicht is per gebouw een aparte rekening te openen. D syndicus zal echter nog wel instaan voor het innen van eventueel nog verschuldigde bedragen op de vorige rekening. Deze nieuwe rekening vormt dan de basis van de te voeren boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars. Het totale werkkapitaal dat op deze rekening geplaatst is valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de syndicus, en hij is dan ook de enige handtekeningdrager wat betreft dit werkkapitaal.

Betaling van gemeenschappelijke kosten

Elke betaling door de syndicus gedaan ten koste van en via de rekening van de vereniging van mede-eigenaars, dient gestaafd te zijn door een bewijskrachtig stuk. Dit document zal aantonen dat het gaat om een gegronde uitgave die terecht in de kostenuitgave komt, en vervolgens chronologische genummerd en geklasseerd zal worden binnen de boekhouding. De syndicus zal dan ook instaan voor de betaling van al deze gemeenschappelijke lasten, en zal deze ten laatste voldoen voor de laatste vervaldag.

Bijkomende provisies

De syndicus kan geen leveringen of werken bestellen zonder dat de tegenwaarde op de rekening van de vereniging van mede-eigenaars staat, indien werken als deze niet voorzien zijn in de normale begroting, zal de syndicus bijkomende provisies moeten opvragen. Het tijdstip, het bedrag, en de verdeling maken deel uit van een besluitvorming, en zullen dus terug te vinden zijn in de notulen van de algemene vergadering

Reservekapitaal

Het vormen van een reservekapitaal om het hoofd te kunnen bieden aan toekomstige werken is essentieel, daarom zal de syndicus voorstellen formuleren om gefundeerd en gemotiveerd een realistisch reservekapitaal te creëren. Dit kan ondermeer door het opstellen van een afschrijvingstabel van de meest noodzakelijke installaties en bouwdelen. Het reservekapitaal zal geen deel uitmaken van het werkkapitaal, en wordt door de syndicus op een investeringsrekening geplaatst. In geval van eigendomsoverdracht zal het aandeel in het reservekapitaal blijven, eens verworven is het definitief en ondeelbaar.

Kostenverdeling

De aan mede-eigendom verbonden lasten worden verdeelt naar evenredigheid van de waarde van elk privatief deel, tenzij wanneer de partijen beslissen die kosten te verdelen naar evenredigheid van het nut dat de gemeenschappelijke delen die deze kosten veroorzaken, hebben voor elk privatief deel.
Indien de basisakte van het gebouw een meervoudig aandelenstelsel bepaald, zal de verdeling van de kosten gebeuren via de voorgeschreven verdeelsleutels.

De syndicus zal op de eerste algemene vergadering van zijn ambtsperiode een "verdelingstabel" voorlegen, deze zal goedgekeurd dienen te worden, en wel met een vier vijfden meerderheid van de aanwezigen. De tabel zal een begroting inhouden van alle kosten, die vervolgens ondergebracht zullen worden onder een vaste verdeelsleutel.

Bij het voorstellen van de verdelingstabel en het vastleggen van de verdeelsleutels, zullen de syndicus en de algemene vergadering nagaan en oordelen voor welke kavels er een nut is verbonden aan de gemeenschappelijke diensten, die de verschillende kostensoorten met zich meebrengen.

Verdeling verbruikskosten

Als algemene regel kan men stellen dat de verdeling van de verbruikskosten gebeurt volgens de aandelen in de gemeenschappelijke delen, zelf al maken bepaalde eigenaars hier geen gebruik van. Van deze regel kan slechts afgeweken worden wanneer de verbruikskosten meetbaar zijn.

Afrekening

Een afrekening is een periodieke opgave en verdeling van de wettelijke uitbatings-, verbruiks-, en investeringskosten binnen die periode. Afhankelijk van de syndicus zal de algemene vergadering kiezen voor een periodieke of jaarlijkse afrekening.

Iedere mede-eigenaar zal zijn aandeel in de gemeenschappelijke kosten, voorschotten, en bijkomende provisies binnen de 30 dagen na verzending van de afrekening of het verzoek om betaling, storten op de rekening van de vereniging van mede-eigenaars. De syndicus zal gezien zijn incassoplicht hierop toezien.

Iedere die in gebreke blijft deze bedragen binnen de gezegde termijn te betalen, zal van rechtswege en zonder aanmaning een nalatigheidintrest aangerekend worden van 1% per gestarte maand. Vanaf de ingebrekestelling per aangetekende brief, gedaan door de syndicus, zal de eigenaar aan de gemeenschap een forfetaire schadevergoeding van 10% verschuldigd zijn, met een minimum van € 175 en een maximum van € 750. Deze schadevergoeding zal vervolgens deel uitmaken van, of bijgevoegd worden aan, het reservekapitaal, ofwel worden de gemeenschappelijke kosten hiermee vermindert.

In het slechtste geval zal de syndicus de in gebreke blijvende mede-eigenaar dagvaarden in naam van de vereniging van mede-eigenaars, gezien hij hiervoor uitdrukkelijk en onherroepelijk gevolmachtigd is.

Eigendomsoverdracht van een kavel

Bij een eigendomsoverdracht zal de syndicus op vraag van de notaris een staat opmaken met als inhoud: de kosten van de uitgaven voor behoud, herstelling, en vernieuwing die reeds besloten waren door de algemenen vergadering voor de overdracht, de kosten verbonden aan het verkrijgen van de gemeenschappelijke gedeelten, en de door de vereniging van mede-eigenaars vaststaande verschuldigde bedragen ten gevolge van geschillen, allen ontstaan voor de datum van overdracht. Indien de syndicus hier niet op in gaat binnen de 15 dagen na het verzoek, stelt de notaris de partijen in kennis van diens verzuim.

Décharge financieel beheer

In principe heeft iedere mede-eigenaar het recht alle boekhoudkundige stukken in te kijken, maar gezien dit organisatorisch praktisch onmogelijk is, voorziet het reglement van mede-eigendom daarom dat de raad van beheer, met de controle van de rekeningen belast wordt. Deze zal aangeduid worden door de algemene vergadering, en zal tijdens de algemene statutaire vergadering jaarlijks verslag uitbrengen betreffende het nazicht van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars. De opmerkingen en adviezen die zij meedeelt zullen dan ook terug te vinden zijn in de notulen van de vergadering.

Het is de algemene vergadering die op basis van dit verslag al dan niet décharge zal verlenen aan de syndicus met betrekking tot het financiële beheer van de vereniging.

Elke eventuele weigering tot décharge zal evenwel het voorwerp uitmaken van een verslag dat alle gegevens moet bevatten die moeten toelaten de afrekening(en) zodanig te herzien dat décharge alsnog mogelijk wordt.

De algemene vergadering zal de syndicus décharge verlenen voor het gevoerde beleid, deze geldt dan uiteraard enkel voor de handelingen waarvan zij kennis heeft, door dit te doen is de vereniging van mede-eigenaars gebonden aan de door de syndicus gestelde handelingen. De syndicus kan hierna niet langer ontslagen worden met als rede een zaak waarvoor décharge verleent is.

Doelstellingen

Als doelstellingen van het technische beheer gelden: het herstellen van occasionele defecten, het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties en het uitbaten hiervan voor gemeenschappelijk gebruik, het in stand houden van het gemeenschappelijke patrimonium, het verbeteren van het gebouw en zijn installaties (in de tijd), en uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren en aanpassen, evenals het terug in goede staat brengen ervan.

Beslissingsbevoegdheid

Alle werkzaamheden met betrekking tot onderhoud en herstellingen in verband met de gemeenschappelijke delen, worden onderverdeeld zoals hieronder beschreven.
Alle noodzakelijke en dringende werken worden ongeacht hun omvang ambtshalve door de syndicus besloten. De uitvoering van alle dringende werken behoort uitsluitende tot de bevoegdheid van de algemene vergadering, en deze zal moeten beslissen bij een drievierde meerderheid van de stemmen.

Besluitvorming

Gezien niet dringende werken wel noodzakelijk kunnen zijn, zal de gemeenschap van eigenaars in overleg met de syndicus goede en snelle besluitvormingsprocedures moeten opstellen, zoniet kan een situatie ontstaan die zeer schadelijk kan zijn voor de mede-eigendom en zijn eigenaars.

Waakzaamheid vanwege de syndicus

De syndicus zal passende maatregelen treffen met betrekking tot het regelmatige toezicht op de gemeenschappelijke delen, hiervan zal hij minstens een maal per jaar verslag uitbrengen, en wel op de jaarlijkse statutaire vergadering. De syndicus zal de mede-eigenaars inlichten betreffende alle wettelijke voorschriften die hen aanbelangen, en hen aanzetten deze na te leven. Verder zal de syndicus enkel werken toekennen aan personen of firma's die aan deze wettelijke normen voldoen. Leveringen en werken zullen steeds uitgaan van schriftelijke bestellingen die getekend zijn door de syndicus, namens de vereniging van mede-eigenaars, voor wiens rekening zij dan ook zullen zijn.

Middelen

De Syndicus benoemt en ontslaat het personeel dat met het dagelijkse onderhoud belast is, hij houdt toezicht en stelt de salarissen en de voordelen in natura vast. Rekeninghoudend hierbij met de wet op de arbeidsbescherming en de sociale wetgeving. Deze personeelsleden mogen in geen geval werken uitvoeren voor rekening van de gebruikers van het gebouw, hun taken worden nader omschreven in een door de syndicus opgesteld reglement dat goedgekeurd en eventueel gewijzigd kan worden door de algemene vergadering.

Voor periodiek en regelmatig onderhoud van technische installaties of van de gemeenschappelijke delen kan beroep gedaan worden op gespecialiseerde firma's. De keuze en de manier waarop deze contracten tot stand komen wordt via de algemene vergadering geregeld. Op advies van de syndicus wel te verstaan, daarom kunnen hiervoor bepaalde volmachten aan de syndicus gegeven worden.
Uit aannemingen voor zo genaamde herstellings- en investeringswerken komt een middelen verbintenis te stand waarbij de aannemer de werken volgens de regels van de kunst uitvoert voor de verenging van mede-eigenaars, voor alle niet dringende werken zal de syndicus offertes aanvragen die aan de algemene vergadering ter goedkeuring zullen voorgelegd worden.

De syndicus staat in voor de aankoop van alle verbruiksproducten met betrekking tot de gemeenschappelijk installaties, gelet op de regelmaat en de grote van deze leveringen worden hiervoor leveringscontracten afgesloten. Hierbij denken we dan onder andere aan, Brandstof, gas, elektriciteit en water. Het tot stand komen van aankoopovereenkomsten verloopt in principe op een gelijkaardige manier als de aanbesteding van werken.

Gezien de syndicus zijn technische kennis ook beperkt is tot een bepaald punt kan voor controle, opdrachtgeving en werking een beroep gedaan worden op deskundigen, wanneer dit het geval is zal de syndicus dan ook de hulp hiervan inschakelen. Op deze manier kan een beter inzicht of een objectievere rapportering verkregen worden. In bepaalde gevallen is dit zelf deontologisch en wettelijk verplicht.

Veiligheid

In het algemeen behoort alles met betrekking tot veilligheid tot de bevoegdheid van de syndicus, hiervoor zal hij dan ook een onherroepelijke volmacht voor het aangaan van iedere overeenkomst ontvangen, gezien dit voor rekening van de mede-eigenaars is. Hierbij denken we aan, het plaatsen van blus of andere apparaten die bijdragen tot de veiligheid of die wettelijk verreist zijn. Alsook het plaatsen van pictogrammen, vloermarkeringen en dergelijke zullen onder de zorgen van de syndicus worden aangebracht en onderhouden. Alle kosten die hieruit voortvloeien zullen door de mede-eigenaars gedragen worden, en dit in verhouding tot hun aandeel in de gemeenschappelijke delen.

Verzekeringen

Wanneer in het reglement van mede-eigendom geen eerste syndicus aangeduid is geniet de bouwpromotor de beslissingsvrijheid van het onderschrijven van de eerste verplichte verzekeringen. Deze zullen steeds ingeschreven worden bij een verzekeringsfirma van eerste rang, en mogen niet gesloten worden voor een termijn langer dan die tot de eerste algemene vergadering. De polissen en dossiers worden nadien namens de vereniging van mede-eigenaars uitsluitend en rechtsgeldig beheerd, overgeschreven en verlengd door de syndicus.

Te dekken risico's

De gemeenschap is ertoe verbonden bepaalde risico's te laten verzekeren, zoals daar zijn, brand, waterschade, burgerlijke aansprakelijkheid, aansprakelijkheid vereniging mede-eigenaars, en arbeidsongevallen. Voor alle polissen bepaald de algemene vergadering de kapitalen, alsook de extra verzekering tegen bijkomende risico's. Zij kiest de maatschappijen, en de voorwaarden van de polissen, waarvoor alle beslissingen genomen worden bij eenvoudige meerderheid. De syndicus op zijn beurt zal de verzekeringsmakelaar aanduiden.

Onderschrijven van de polissen

Alle polissen zullen onderschreven worden in naam en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars, het is de taak van de syndicus dan weer om alle originele exemplaren te bewaren en hiervan afschriften te voorzien voor elke vragende mede-eigenaar. De syndicus zal dan ook ambtshalve de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigen in alle verzekeringsaangelegenheden, waaronder dan ook het onderschrijven van de polissen, het betalen van de premies, die vervolgens doorgerekend zullen worden aan de mede-eigenaars in verhouding tot hun aandeel, alsook het ontvangen van schadevergoedingen. Ten gevolge hiervan heeft de syndicus dan ook in dringende gevallen het recht maar ook de plicht voorlopige verhogingen van de verzekerde kapitalen te onderschrijven.
De syndicus zal ook alle bepalingen verbonden aan de polissen tegenstelbaar maken aan de mede-eigenaars, daar zij gehouden zijn zich hieraan te houden.

Rampen en betalingen schadevergoedingen

Wanneer een schadegeval een of meerdere privatieve kavels treft, maar geen gemeenschappelijk deel, zullen de verzekeringsvergoedingen via de syndicus toegekend worden aan de getroffenen. Indien een getroffen mede-eigenaar schuld zou hebben tegenover de gemeenschap is de syndicus gemachtigd deze ten overstaan van de verzekeringsvergoeding te kwijten, en de schuld ten voordele van de vereniging van mede-eigenaars te incasseren. Wanneer een schadegeval echter gemeenschappelijke delen treft zal de syndicus de vergoeding ontvangen ten voordele van de vereniging va mede-eigenaars. Vergoedingen betaalbaar op grond van polissen burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen, zullen rechtstreeks aan de slachtoffers uitgekeerd worden door de verzekeringsmaatschappij of zijn makelaar.

Gedeeltelijke / totale vernieling gebouw

Moest er zich een situatie voordoen met als gevolg een totale of gedeeltelijke vernietiging van het gebouw, dan heeft de vereniging van mede-eigenaars het recht om via de syndicus, hij die aan zijn verplichtingen te kort schiet met alle rechtsmiddelen te dwingen tot de betaling van zijn aandeel in de wederopbouwkosten. Indien een schadegeval gemeenschappelijke delen treft, heeft de syndicus het onherroepelijke mandaat voor het aanstellen van een of meerdere deskundigen naar zijn keuze, en dit voor rekening van de mede-eigenaars, het onderhandelen met de verzekeraars met betrekking tot de vergoeding, het opmaken van lastenboeken voor de herstellingen, en het laten uitvoeren van dergelijke werken, alsook de controle erop.

Rechtsvorderingen

De vereniging van mede-eigenaars is bevoegd om in rechte op te treden als eiser en als verweerder, iedere mede-eigenaar kan op zijn beurt ook alleen rechtsvorderingen instellen betreffende zijn kavel. Na de syndicus hierover te hebben ingelicht wel te verstaan, deze zal dan op zijn beurt de andere mede-eigenaars inlichten.
Wanneer de syndicus verzuimt of onrechtmatig weigert bepaalde punten op de agenda te plaatsen, kan iedere mede-eigenaar via de rechter een algemene vergadering laten samenroepen op dergelijke punten te bespreken.

Ontbinding en vereffening

De vereniging van mede-eigenaars wordt na haar ontbinding, geacht voort te bestaan voor haar vereffening. Voor zover niet anders is bepaald in de statuten of in een overeenkomst, bepaalt de algemenen vergadering van mede-eigenaars de wijze van vereffening, en de vereffenaar(s). Wanneer de algemenen vergadering deze persoon(en) echter niet aanwijst, wordt de syndicus belast met de vereffening. De afsluiting van de vereffening wordt bij notariële akte vastgelegd. Hierin is ondermeer terug te vinden dat alle rechtsvorderingen tegen de mede-eigenaars en hun vereniging, de syndicus en vereffenaar verjaren na verloop van vijf jaar, te rekenen vanaf de overschrijving van deze akte.

Slotbepaling

De syndicus zal het gebouw beheren in de taal in overeenstemming met met het taalstatuut van de gemeente waar het zich bevindt, gezien de basisakte en het reglement van mede-eigendom ook hierop gebaseerd zijn. Vertalingen van deze documenten, en alle andere beheersdocumenten zoals notulen, briefwisseling en afrekeningen kunnen steeds bij de syndicus verkregen worden, mits het betalen va een passende vergoeding.

Samenstellen van het basisdossier

De eerste syndicus zal bij de aanvang van zijn mandaat, een volledig basisdossier van het gebouw en de realisatie ervan samenstellen.

Een basisdossier omvat ondermeer: de bouwplannen, de verschillende keuringsverslagen van bv de lift, een lijst van de verschillende aannemers, de bouwvergunning, brandweer rapport, de basisakte en reglementen, vervolledigt met een register van alle beslissingen van de algemene vergadering, alle contracten die de verenging van mede-eigenaars bindt, en alle in en uitgaande briefwisseling. De volgende syndici zullen dit dossier steeds aanvullen en aan elkaar overdragen.

Contractuele relaties

De syndicus komt tussen in alle contractuele relaties tussen de vereniging van mede-eigenaars en derden, en dit in hun naam en voor hun rekening. Vanzelfsprekend rekening houdend met het feit dat hij geen verbintenissen kan aangaan die de duur van zijn mandaat te boven gaan, tenzij het gaat om een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. Men dient er van uit te gaan dat de syndicus elk contract waar hij tussenkomt grondig onderzoekt, en zich waar nodig laat bijstaan door een deskundige.

Ook sluit de syndicus namens de vereniging voor mede-eigenaars arbeidsovereenkomsten af met het personeel, en voldoet hij hierbij aan de wettelijke verplichtingen. Het voorzien van de passende documenten, zoals gevraagd door de sociale wetgeving behoord eveneens tot zijn taak. Voor de loonadministratie laat de syndicus zich bij voorkeur bijstaan door een sociaal secretariaat.

Secretariaat

Bepaald wordt dat enkel de syndicus briefwisseling kan voeren namens de Vereniging van mede-eigenaars, en dit ik het kader van de aan hem toegewezen opdrachten. Hiervoor voert de syndicus alle briefwisseling met betrekking tot de mede-eigendom, ten opzichte van de mede-eigenaars, de gebruikers en derden. Eveneens levert de syndicus namens de vereniging van mede-eigenaars de nodige attesten af. Verder stelt de syndicus ook alle verslagen op tijdens de vergaderingen van de raad van beheer, en verdeelt deze aan de betrokken partij.

Notulen algemene vergaderingen

Het origineel van de notulen wordt door de syndicus gearchiveerd, samen met de uitnodigingsbrief, de aanwezigheidslijst en de eventuele volmachten. Indien de notulen door een notaris of een gerechtsdeurwaarder worden opgesteld bewaart de syndicus enkel een kopie. Een afschrift van de notulen wordt aan iedere mede-eigenaar overgemaakt, iedereen die houder is van een zakelijk of persoonlijk recht, of toelating tot bewoning heeft, zal een uittreksel ontvangen van de punten die hem aanbelangen.

Reglement van orde

Het reglement van inwendige orde wordt binnen een maand na opstelling op de zetel van de vereniging van mede-eigenaars neergelegd, en dit op initiatief van de syndicus, waar het steeds zonder enige kosten kan ingekeken worden door iedere belanghebbende partij. Wanneer er nog geen syndicus is aangesteld, zal dit gebeuren op initiatief van de opsteller. De syndicus verbindt zich ertoe steeds dit reglement bij te werken, in overeenstemming met de besluiten van de algemene vergadering.

Archief van de vereniging

De syndicus wordt geacht te allen tijde het basisdossier te bewaren, evenals de briefwisseling en afrekeningen die gedurende 5 jaar gearchiveerd blijven na de kwijting die de algemene vergadering aan de syndicus geeft, met betrekking tot zijn beleid. De Kwijting door de algemene vergadering is steeds terug te vinden in de notulen van de algemene vergadering.

Bij nieuwbouw wordt de syndicus nogal eens aangeduid door de bouwpromotor en wordt het mandaat doorgaans vastgelegd in de basisakte. Of wordt het vastgelegd in het reglement van mede-eigendom. Deze aanstelling vervalt van rechtswege bij de eerste algemene vergadering van de vereniging voor mede-eigenaars. De algemene vergadering kan de syndicus herbenoemen. Het mandaat van de syndicus bedraagt minimum 1 jaar, maar mag de 5 jaar niet overschrijden, verlening is echter wel mogelijk.

De bevoegdheid van de algemene vergadering om de eerste syndicus aan te stellen kan het gevolg zijn van twee feiten,

• ofwel werd de syndicus in het reglement van mede-eigendom niet aangesteld
• ofwel werd de syndicus in het reglement van mede-eigendom wel aangesteld en vervalt de aanstelling van rechtswege bij de eerste algemene vergadering.

De algemene vergadering beslist over de benoeming van een nieuwe syndicus (mits dit agendapunt voorafgaandelijk op de uitnodiging werd vermeld) met een volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

De syndicus kan eveneens gekozen of aangesteld worden door de vrederechter, of op verzoek van iedere mede-eigenaar.

De benoeming van een syndicus is pas voltrokken wanneer hij zijn opdracht aanvaard heeft. De aanvaarding kan uitdrukkelijk zijn. Ze kan blijken uit de ondertekening van een overeenkomst tussen syndicus en Vereniging van Mede-eigenaars, maar kan ook stilzwijgend zijn en blijken uit de uitvoering van de toevertrouwde opdracht.
(BW art 577-8 § 1)

We kunnen het wel omgekeerd stellen. Vastgoedsyndic heeft geen bevoorrechte immo-makelaar, maar vele makelaars maken wel gebruik van het unieke platform van vastgoedsyndic. Onafhankelijkheid is onze troef !